Sanciones por no depositar las cuentas anuales de empresa

Durante años circuló una idea entre administradores de pequeñas sociedades: las cuentas anuales se depositan «si acaso», porque total, no pasa nada. Y lo cierto es que durante mucho tiempo esa percepción tuvo base real: la multa existía sobre el papel, pero apenas se aplicaba.

Eso ha cambiado. Mientras que en 2019 apenas se contabilizaron unas 160 sanciones, en 2024 ya se superaron las 430, y la cifra continúa al alza en 2025. En concreto, en 2024 el ICAC resolvió 434 expedientes sancionadores por falta de depósito, con una multa media de 2.504 euros por empresa y una recaudación total que superó el millón de euros, un 93 % más que en 2023.

Si tienes una SL y las cuentas de 2025 siguen sin depositar —el plazo venció el 30 de julio—, este artículo te interesa. Vamos por partes: qué obliga la ley, qué te puede pasar, cómo se calcula la multa y qué hacer ahora.

¿A qué obliga exactamente la ley?

El calendario de las cuentas anuales, para una sociedad con ejercicio coincidente con el año natural, es este:

La obligación de depósito la fija el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital: los administradores deben presentar las cuentas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, junto con la certificación de los acuerdos de la junta.

Y un detalle que sorprende a muchos: presentar no es lo mismo que depositar. La presentación debe ser calificada por el registrador, y si hay defectos que no se subsanan dentro del plazo del asiento de presentación —cinco meses—, se considera incumplimiento. Unas cuentas rechazadas y olvidadas en un cajón cuentan como cuentas no depositadas.

Las dos consecuencias de no depositar

1. El cierre registral

Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin que las cuentas estén depositadas, el Registro Mercantil cierra la hoja de la sociedad (artículo 282 LSC): no se puede inscribir prácticamente nada. Ni un cambio de administrador, ni una ampliación de capital, ni un otorgamiento de poderes, ni un cambio de domicilio.

En abstracto suena a trámite. En la práctica es un bloqueo operativo: la venta de participaciones que no se puede culminar, el banco que pide un poder inscrito y no lo hay, la operación societaria que se cae porque la hoja está cerrada. Se exceptúan pocos asientos —el cese o la dimisión de administradores, la revocación de poderes, la disolución y el nombramiento de liquidadores—, precisamente los de salida.

2. La multa del ICAC

El artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital prevé multas de entre 1.200 y 60.000 euros, que pueden alcanzar los 300.000 euros por cada año de retraso cuando la sociedad o el grupo factura más de seis millones.

¿Y de dónde salen los expedientes? No del azar: cada año los Registros Mercantiles remiten al ICAC el listado de sociedades incumplidoras, y de ahí se seleccionan expedientes en función de los recursos disponibles. La lista existe, y estar en ella es cuestión de tiempo, no de suerte. El aumento de expedientes de los últimos años indica exactamente eso: más recursos dedicados a tramitarlos.

Cómo se calcula la multa (y por qué colaborar sale más barato)

Los criterios de graduación están en la disposición adicional undécima del Real Decreto 2/2021, y aquí hay una asimetría que conviene conocer:

• Si la sociedad aporta su declaración tributaria, la sanción se calcula como el 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo más el 0,5 por mil de la cifra de ventas según la última declaración presentada ante la Administración Tributaria.
• Si no la aporta, la sanción se establece en el 2 % del capital social inscrito en el Registro Mercantil.
• Y si aporta la declaración pero el resultado de aplicar los porcentajes supera el 2 % del capital social, se aplica este último reducido en un 10 %.

Traducción práctica: para una pyme con balances modestos, el cálculo sobre activo y ventas suele arrojar cifras muy inferiores al 2 % del capital. Ignorar el expediente o no colaborar es, casi siempre, la opción más cara. Una vez incoado el procedimiento, el ICAC dispone de seis meses para resolver y notificar.

Dos apuntes más que cambian cómo se ve el riesgo:

La multa recae sobre la sociedad, no sobre las personas físicas, aunque la obligación de depositar sea de los administradores. Es la empresa la que paga.

La prescripción es de tres años. Es decir, los ejercicios recientes siguen vivos y sancionables; los incumplimientos antiguos van quedando fuera, pero cada nuevo ejercicio sin depositar reinicia la exposición.

Alegación «Es que no pudimos aprobar las cuentas»

Es la alegación más habitual: la junta no se celebró, hay conflicto entre socios, la sociedad está paralizada. La ley contempla esa situación, pero con requisitos: hay que presentar certificación del órgano de administración justificando la falta de aprobación, conforme al artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil, y renovarla cada seis meses para evitar el cierre registral. Los tribunales no están aceptando la imposibilidad de aprobar las cuentas como excusa válida si no se ha cumplido esta obligación de publicidad.

O sea: el conflicto societario no te exime; te obliga a documentarlo. Si estás en esa situación, ese trámite es urgente.

¿Y si mi sociedad está inactiva?

Da igual. La obligación de depositar persiste mientras la sociedad esté inscrita en el Registro Mercantil, porque su personalidad jurídica subsiste hasta la extinción formal, con cancelación registral incluida. Las sociedades «durmientes» que llevan años sin actividad y sin depositar cuentas son, de hecho, carne habitual de estos listados. Si la sociedad ya no sirve para nada, lo barato es disolverla y liquidarla bien, no dejarla morir en el cajón.

Qué hacer si aún no has depositado las cuentas de 2025

1. Deposita ya, aunque sea tarde. El depósito fuera de plazo reabre la hoja registral y te saca de los próximos listados. La infracción de este año existe, pero cada mes que pasa suma riesgo, no lo resta.
2. Revisa si tienes ejercicios anteriores sin depositar. Con la prescripción de tres años en la mano, conviene saber exactamente qué está vivo.
3. Si hay bloqueo entre socios, tramita la certificación del 378.5 RRM y su renovación semestral.
4. Si ya te ha llegado un acuerdo de incoación del ICAC, no lo dejes en un cajón: aporta la declaración tributaria y valora alegaciones. El cálculo colaborando casi siempre es mejor que el 2 % del capital.
5. Si la sociedad está inactiva y sin futuro, plantéate disolverla de forma ordenada.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el plazo para depositar las cuentas anuales?

Un mes desde su aprobación en junta. Para sociedades con ejercicio coincidente con el año natural, en la práctica el 30 de julio.

¿La multa es para el administrador o para la empresa?

Para la sociedad. La obligación de presentar es de los administradores, pero la sanción del ICAC recae sobre la persona jurídica.

¿Pueden multarme si la sociedad no tiene actividad?

Sí. La obligación se mantiene mientras la sociedad siga inscrita en el Registro Mercantil, aunque esté inactiva.

¿Cuándo prescribe la infracción por no depositar?

A los tres años.

Ya han pasado los plazos: ¿sirve de algo depositar ahora?

Sí. Levanta el cierre registral, te saca de los listados que los Registros remiten al ICAC y reduce tu exposición. Tarde es infinitamente mejor que nunca.

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