Registro de jornada en 2026: lo que la Inspección de Trabajo ya te puede sancionar y qué está previsto que cambie con el fichaje digital

Hay una idea bastante extendida entre las empresas: como el fichaje digital obligatorio todavía no ha entrado en vigor, el registro de jornada tampoco es obligatorio.

Es exactamente al revés.

La obligación de registrar diariamente la jornada existe desde 2019. Lo que todavía está pendiente es la reforma que pretende reforzar el sistema y exigir, con carácter general, que el registro se realice por medios digitales. A día de hoy, esa nueva regulación no ha sido aprobada ni publicada en el BOE.

Por eso conviene separar las dos cuestiones: qué exige la ley ahora mismo y qué podría cambiar cuando se apruebe la nueva regulación del registro de jornada.

Lo que ya es obligatorio desde 2019

El Real Decreto-ley 8/2019 introdujo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que obliga a las empresas a garantizar un registro diario de jornada. No existe una exención general por tamaño de empresa, aunque determinados sectores, trabajos o categorías pueden contar con especialidades propias.

En concreto, el registro debe:

• Ser diario e individual, persona por persona.
• Recoger la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada día.
• Aplicarse también a quienes trabajan a distancia o fuera del centro de trabajo. En el trabajo a distancia, además, el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral.
• Conservarse durante cuatro años.
• Permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

En los contratos a tiempo parcial existe además una obligación específica: la jornada debe totalizarse mensualmente y entregarse a la persona trabajadora un resumen de las horas realizadas. Si se incumplen estas obligaciones de registro, el contrato puede presumirse celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.

Lo que la normativa vigente no impone todavía es una herramienta concreta. El artículo 34.9 remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión empresarial previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

El Tribunal Supremo también ha señalado que la ley no establece una forma o herramienta específica para realizar el registro. Eso no significa que valga cualquier sistema: debe permitir disponer de un registro objetivo, fiable y accesible.

Por qué un Excel editable puede ser un punto débil

Ni el papel ni una hoja de cálculo están prohibidos actualmente por el mero hecho de serlo.

El problema aparece cuando el sistema no permite acreditar que los datos son fiables. Un Excel que puede modificarse posteriormente sin dejar constancia de quién ha realizado el cambio, cuándo se ha hecho o cuál era el dato anterior puede hacer más difícil demostrar que el registro refleja realmente la jornada realizada.

Lo mismo ocurre con hojas en papel rellenadas o firmadas de una sola vez a final de mes. La obligación legal es llevar un registro diario, no reconstruir la jornada semanas después.

Además, las actas de infracción de la Inspección tienen presunción de certeza respecto de los hechos constatados por los funcionarios actuantes, sin perjuicio de las pruebas que pueda aportar la empresa en su defensa. Por eso es importante poder acreditar la fiabilidad del sistema utilizado.

Dicho de otro modo: el fichaje exclusivamente digital todavía no es obligatorio, pero disponer de un registro diario fiable sí lo es.

Seis errores que pueden darte problemas ante una inspección

Estos son algunos de los incumplimientos que conviene revisar:

1. Registrar el horario teórico en lugar de la jornada real.
   El cuadrante o el horario previsto no sustituyen al registro de la jornada efectivamente realizada.
2. No reflejar correctamente las horas extraordinarias o complementarias.
   El registro debe ser coherente con la jornada realmente prestada y con el resto de documentación laboral.
3. Cumplimentar los registros a posteriori.
   Registrar o firmar todo el mes de una sola vez no responde a la exigencia de disponer de un registro diario.
4. Dejar fuera al personal en teletrabajo o que trabaja fuera del centro.
   Trabajar desde casa, visitar clientes o desplazarse habitualmente no elimina la obligación de registrar la jornada. En el trabajo a distancia existe, además, una regulación específica.
5. No controlar correctamente los contratos a tiempo parcial.
   En estos casos hay obligaciones adicionales de totalización mensual y entrega de un resumen. El incumplimiento puede provocar la presunción de que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario.
6. No poder recuperar los registros de los últimos cuatro años.
   Cambiar de programa, gestoría o sistema de fichaje no elimina la obligación de conservar el histórico.

Cuánto cuesta incumplir el registro de jornada

El incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de jornada está tipificado actualmente como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS, que incluye expresamente las transgresiones de las normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos y registro de jornada.

Por tanto, para explicar específicamente las sanciones por incumplimientos del registro de jornada, estas son las cuantías que interesa mostrar:

Estas son las cuantías actualmente recogidas en el artículo 40.1.b de la LISOS.

El grado de la sanción no se determina arbitrariamente. El artículo 39 establece criterios como la negligencia o intencionalidad, el fraude o connivencia, el incumplimiento de advertencias o requerimientos previos de la Inspección, la cifra de negocios, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado o la cantidad defraudada.

La reincidencia se regula aparte, en el artículo 41 de la LISOS. Existe cuando se comete una infracción del mismo tipo y calificación dentro de los 365 días siguientes a la notificación de una sanción anterior firme. En esos casos, la sanción puede incrementarse en los términos previstos en dicho artículo.

¿Y las multas de hasta 10.000 euros por trabajador?

Aquí conviene hacer una aclaración porque es una cifra que sigue apareciendo con frecuencia.

El proyecto de ley de 2025 sobre reducción de jornada, registro horario y desconexión digital proponía elevar determinadas sanciones por registro de jornada a entre 1.000 y 10.000 euros y, en determinados supuestos de ausencia de registro o falseamiento de datos, considerar una infracción por cada persona trabajadora afectada.

Pero ese proyecto de ley fue devuelto al Gobierno por el Congreso el 10 de septiembre de 2025 y esas modificaciones no entraron en vigor.

Por tanto, no es correcto presentar hoy los 10.000 euros por trabajador como la sanción vigente por no llevar el registro de jornada.

También conviene eliminar la referencia a que una manipulación del registro pasa automáticamente a ser una infracción muy grave del artículo 8.1. Ese artículo regula actualmente el impago y los retrasos reiterados en el pago del salario, no la falsificación del registro horario. Una manipulación de los registros puede tener otras consecuencias en función de los hechos, pero no transforma automáticamente la infracción del artículo 7.5 en una infracción muy grave del artículo 8.1.

En qué punto está el nuevo registro horario digital

La reforma sigue en tramitación.

El recorrido hasta ahora puede resumirse así:

• 10 de septiembre de 2025. El Congreso acuerda devolver al Gobierno el proyecto de ley que incluía la reducción de la jornada máxima, el nuevo registro de jornada y el derecho a la desconexión.
• 30 de septiembre de 2025. El Consejo de Ministros autoriza la tramitación administrativa urgente de un proyecto de Real Decreto específico sobre registro de jornada.
• Octubre de 2025. El proyecto de Real Decreto se somete a audiencia e información pública.
• Marzo de 2026. El Consejo de Estado emite un dictamen muy crítico con el proyecto y concluye que no procede aprobar el texto en la forma planteada. Entre las objeciones publicadas se encuentran su encaje jurídico, el impacto económico, la protección de datos y la adaptación a determinadas actividades y sectores.
• 24 de julio de 2026. Trabajo y Economía acuerdan trasladar la tramitación a septiembre para trabajar sobre las cuestiones planteadas.
• Septiembre de 2026. El Ministerio de Trabajo mantiene su intención de aprobar la reforma. El 9 de septiembre la ministra de Trabajo afirmó que se aprobaría «con carácter inmediato», pero a mediados de septiembre el Real Decreto todavía no había sido aprobado ni publicado en el BOE.

Por tanto, a 19 de septiembre de 2026 no existe todavía una obligación general de utilizar exclusivamente un sistema digital de fichaje.

Qué cambiaría si se aprueba el Real Decreto

Aquí es importante hablar de proyecto, no de obligaciones ya vigentes.

El texto sometido a tramitación prevé, entre otras cuestiones:

• Que, con carácter general, el registro se realice por medios digitales.
• Que sea objetivo, fiable y accesible.
• Que cualquier modificación deje constancia de los cambios y de su autoría.
• Que se registre el inicio y final de la jornada y determinadas pausas e interrupciones.
• Que las personas trabajadoras puedan consultar sus registros.
• Que la Inspección pueda acceder al sistema de forma presencial y remota.
• Que los registros continúen conservándose durante cuatro años.
• Que la empresa disponga de un protocolo para organizar y documentar el registro.

El proyecto publicado contemplaba una entrada en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, pero ese plazo pertenece al texto todavía en tramitación y puede modificarse antes de su aprobación definitiva.

Por eso no conviene contratar un sistema o cambiar toda la operativa de la empresa basándose en que una fecha concreta de entrada en vigor ya es definitiva.

Siete cosas que puedes revisar este mes

Sin esperar a la aprobación de la nueva regulación:

1. Comprueba que todas las personas obligadas a registrar su jornada estén incluidas, también quienes trabajan a distancia o fuera del centro.
2. Revisa un mes al azar y comprueba si el registro recoge la jornada realmente realizada o simplemente reproduce el horario contractual.
3. Verifica que las horas extraordinarias y complementarias aparecen correctamente reflejadas.
4. Asegúrate de que puedes recuperar los registros de los últimos cuatro años, incluidos los de sistemas anteriores.
5. Revisa cómo está organizado y documentado el sistema de registro en tu empresa y qué establece, en su caso, el convenio colectivo, el acuerdo de empresa o la decisión adoptada tras consultar a la representación legal.
6. Si estás valorando sistemas de huella dactilar o reconocimiento facial, revisa antes su encaje en protección de datos. La AEPD considera los datos biométricos utilizados para identificación como una categoría especialmente protegida y ha señalado que la normativa laboral actual no contiene por sí sola una habilitación suficientemente específica para utilizar biometría con fines de control horario.
7. Antes de contratar un software, define qué necesitas acreditar hoy y qué capacidad de adaptación tendrá el sistema cuando se publique la regulación definitiva.

Preguntas frecuentes

¿Es ya obligatorio fichar de forma digital?

No. El registro diario de jornada sí es obligatorio, pero a 19 de septiembre de 2026 el Real Decreto que pretende establecer con carácter general el registro por medios digitales todavía no se ha publicado en el BOE.

¿Sigue valiendo el papel o el Excel?

Pueden seguir utilizándose actualmente, siempre que el sistema cumpla las obligaciones legales y permita disponer de un registro objetivo, fiable y accesible. El problema no es que una hoja de cálculo sea Excel, sino que un archivo fácilmente modificable y sin trazabilidad puede hacer más difícil demostrar su fiabilidad.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

Cuatro años. Durante ese periodo deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Y el personal en teletrabajo?

También debe registrar su jornada. La Ley de trabajo a distancia establece expresamente que el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral e incluir, entre otros datos, el momento de inicio y finalización.

¿Qué pasa si la empresa no tiene ningún registro?

El incumplimiento en materia de registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS y puede ser sancionado actualmente con entre 751 y 7.500 euros, según su graduación.

¿Ya están vigentes las multas de hasta 10.000 euros por trabajador?

No. Esas cuantías formaban parte del proyecto de ley de 2025 que fue devuelto al Gobierno por el Congreso. No son las sanciones actualmente aplicables al artículo 7.5 de la LISOS.

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