La firma digital en las facturas electrónicas

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Las facturas electrónicas se han convertido en una realidad cotidiana para la mayoría de los trabajadores autónomos al cobrar por sus servicios. Esto es especialmente relevante para aquellos que facturan a la Administración, ya que, en estos casos, la facturación electrónica es totalmente obligatoria.

No obstante, aquellos que no facturan a la Administración y aún no emiten facturas electrónicas deberán comenzar a informarse al respecto, ya que pronto será obligatorio utilizar este tipo de facturación con cualquier cliente.

La factura electrónica incorpora diferentes novedades en comparación con la tradicional, aunque  hay un elemento esencial para su validez: La firma digital. Esta firma es indispensable para confirmar que una factura enviada electrónicamente es auténtica y original. Es fundamental comprender todos los aspectos relacionados con este elemento para evitar errores cuando se vuelva obligatoria para recibir ingresos como trabajador autónomo.

¿Por qué es tan importante la firma digital en las facturas electrónicas?

La firma digital es, en esencia, un método para replicar la firma convencional en el entorno online. En otras palabras, permite acreditarse a través de internet y dejar una huella electrónica en un documento, garantizando así su autenticidad.

Según la definición del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, la firma digital es una marca electrónica que certifica la autenticidad de un documento mediante una clave adjunta. Aunque actualmente se usa principalmente en ámbitos administrativos, se espera que pronto sea imprescindible para validar cualquier tipo de factura electrónica.

Pero, ¿qué garantiza que la firma digital confirme la autenticidad de un documento en internet? Los expertos aseguran que no se trata solo de un símbolo escrito, sino una garantía de que la persona que firma ha obtenido un certificado emitido por una entidad autorizada.

Además, existen dos claves fundamentales para confirmar que la firma digital es eficaz para asegurar que las facturas electrónicas no han sido alteradas:

    • Si se modifica algún dato en una factura electrónica, la huella digital resultante será diferente, lo que facilita comprobar que la información ha sido alterada.
    • Es imposible recuperar el mensaje original a partir de la huella digital

En definitiva, la firma digital certifica tanto al emisor del documento como el momento en el que este documento se ha emitido.

¿Cómo obtener una firma digital?

El primer paso para crear una firma digital  es contar con un certificado electrónico reconocido. En algunos casos, se requiere además que este certificado sea elaborado en un dispositivo seguro de creación de firma.

Lo más común para un autónomo que desea obtener un certificado electrónico reconocido, y así poder realizar su firma digital y firmar sus facturas electrónicas, es que lo solicite a un organismo acreditado como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), aceptado por la AEAT.

En el caso de las empresas, suelen obtener certificados de representación que les permiten disponer de una firma digital genérica, la cual representa a toda la organización.

Además, este certificado electrónico reconocido es igualmente válido y necesario para llevar a cabo todo tipo de gestiones con la Administración.

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