FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Obligatoriedad para empresas el 01-01-2026
Obligatoriedad para autónomos el 01-07-2026
Muchos son los rumores e informaciones, a veces sesgadas, a veces interesadas, tergiversadas y otras incluso contradictorias, que a los empresarios y autónomos nos está llegando por diversas vías en torno al tema de la facturación electrónica.
En muchos casos con la sola idea de vendernos un programa u ofrecernos un curso sin más.
Esta Circular tiene como propósito clarificar de modo total este asunto que tanto te preocupa. Si con la lectura atenta de lo que aquí te explicamos sigues teniendo dudas, estaremos encanalados de atenderte y explicarte aquello que necesites.
¿QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?
Contents
Una factura electrónica es aquella que se hace mediante un SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN, el cual crea un Registro de Facturación de Alta en formato xml que no puede ser alterado de ninguna manera.
Todos los registros de facturación se estructuran con un formato y un diseño de registro únicos en formato y deben observar una especificación de seguridad consistente en la generación de un código Hash para cuya producción se toman partes del registro de facturación inmediatamente anterior.
No puedes confundirlo con hacer una factura en Word y pasarla a pdf. ESO NO ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA.
En definitiva, cuándo des de alta un Registro, ese registro no podrás alterarlo o suprimirlo. Si en cambio podrás modificarlo, pero esa modificación quedará en el registro.
Ejemplo:
Das de alta un Registro consistente en facturar al cliente X un importe 10.000 euros pero observas que has puesto un 0 de más. Pues bien, rectificas y pones ahora 1000.
Todo eso se queda en el registro a disposición de Hacienda. Antes, borrabas y emitías de nuevo. Ahora no.
QUIENES NO ESTARÁN OBLIGADOS:
En general todas las personas jurídicas estarán obligadas a parir del 01-01-2026, y las personas físicas (los autónomos) a partir del 01-07-2026.
Excepciones:
- Autónomos acogidos a módulos (estimación objetiva y régimen simplificado de IVA).
- Autónomos en recargo de equivalencia (comerciantes minoristas personas físicas).
- Entidades exentas de impuesto de sociedades (asociaciones, fundaciones, ).
- Entidades en SII y y REDEME.
SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN
Sentada pues la base de lo que es y lo que no es la factura electrónica, pasemos a ver los distintos SISTEMAS INFORMATICOS DE FACTURACIÓN que existen:
- Público: VERIFACTU
- Privado:
- con Verifactu habilitado o no habilitado
- con Verifactu exclusivo
VERIFACTU
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial.
En una herramienta pública y gratuita de la propia Hacienda para cumplir con la obligación de facturación electrónica, puesta a disposición de empresarios y autónomos a través de la web de la AEAT.
Si se opta por este sistema, el empresario o autónomo, remite de forma inmediata a Hacienda a través de la Sede Electrónica un formulario con información de las facturas y el sistema devuelve una factura imprimible con QR, además de conservar en la Sede Electrónica el registro de facturación de alta.
Por exigir la completa identificación del cliente, solo admite facturas completas, no siendo utilizable para facturas simplificadas. Tampoco admite facturas con múltiples destinatarios.
En todo momento, los usuarios emisores de las facturas, que hayan utilizado la modalidad VERIFACTU, podrán acceder al listado de sus registros de facturas emitidas disponibles en Sede Electrónica. Del mismo modo, también podrán acceder al listado de los registros de facturación recibidos cuando el emisor de las facturas hubiera utilizado a su vez la modalidad VERIFACTU.
El acceso a dicho listado facilita la confección de las autoliquidaciones, así como la del Libro Registro de Facturas Emitidas.
SISTEMAS PRIVADOS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Todo sistema privado que usemos, es decir un SOTWARE DE FACTURACIÓN pagado por ti, deberá cumplir una serie de requisitos técnicos y legales.
El principal es que tenga un CERTIFICADO DE RESPONSABILIDAD DEL PROVEEEDOR DE SOFTWARE conforme al art. 13 del Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, también conocido como Reglamento Verifactu.
Cuando vayas a adquirir un programa de facturación deberás exigir dicho certificado. Si no lo tiene, el sistema no sirve.
Dentro de estos programas de facturación te vas a encontrar dos posibilidades:
- Con la posibilidad de habilitar o no habilitar ES EL QUE RECOMENDAMOS.
- Con verifactu exclusivo: Desaconsejado, pues no es más que un programa que generará el xml que quedará dado de alta automáticamente en el sistema público.
LA OPERATIVA NORMAL CON TU SOFTWARE DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PREPARADO PARA VERIFACTU
Una vez comiences a trabajar con tu nuevo software de facturación o con el que ya tengas, pero siempre que cuente con el CERTIFICADO DE RESPONSABILIDAD DEL PROVEEEDOR DE SOTWARE, la dinámica será:
- Operas en tu programa de facturación con
- En él se crean los distintos registros de alta en
- En cualquier momento, puedes habilitar verifactu y por tanto transmitirlos a la AEAT o bien no habilitarlo y tenerlo disponible por si te es exigido por la Administración.
- Cuando emitas la factura, la imprimirás normal en pdf o en papel y se la darás a tu cliente como ahora, pero además añadiendo en la factura un código QR que garantiza la veracidad de la factura.
En muchos cursos, seminarios y publicidad pueden que te digan que es obligatorio verifactu.
NO. No es obligatorio incorporar los registros a verifactu. Lo que SI ES OBLIGATORIO es que tu software contenga los registro de tu facturación conforme a verifactu, de modo que bien de modo voluntario o porque así te sea requerido dichos registros se puedan transmitir a veriufactu.
Esa es la clave.
a) Contenido del Registro de alta
Cada vez que des de alta una factura, en tu sistema se va crear un REGISTRO DE ALTA que contendrá:
- El sistema informático que lo ha creado.
- Datos identificativos del origen.
- Datos identificativos del destinatario.
- Fecha de emisión y fecha de las operaciones, más la hora exacta.
- Importe de la Base imponible, IVA y demás impuestos aplicables.
Todo eso, ya no podrás variarlo, se quedará el registro en tu sistema. Cualquier cambio sobre la factura generará un nuevo registro con el contenido anterior.
b) Control por el destinatario.
El destinatario de la factura podrá enviar a la AEAT el código QR que le llega en la factura con el objetivo de comprobar que la factura ha sido o no subida a verifactu.
8. CALENDARIO PRÁCTICO RECOMENDADO DE IMPLANTACIÓN DE CARA AL 1 DE ENERO DE 2026
Hemos dividido lo que queda de año hasta el 1-1-2026 en tres fases que te recomendamos seguir desde este Despacho:
1ª FASE: marzo-abril de 2025.- Selecciona tu herramienta de facturación.
Sondea el mercado en busca de tu programa de facturación ya. O bien pregunta a tu actual programa si está adaptado al nuevo Reglamento para lo cual deberá estar en posesión del CERTIFICADO DE RESPONSABILIDAD DEL PROVEEEDOR DE SOFTWARE.
Recomendamos un sistema privado con posibilidad de habilitar o no verifactu. Bajo ningún concepto admitas un sistema verifactu exclusivo.
2ª FASE: mayo-junio de 2025.- Formación en el sistema de facturación.
Aprende a usar el sistema con paciencia. Los proveedores de software suelen dar esa formación de modo gratuito.
3ª FASE: julio-agosto-septiembre de 2025.- Fase de pruebas.
Debe ser una fase que no deberías saltarte.
Una vez conozcas tu software, comienza a hacer pruebas. No te van a generar ningún compromiso.
El objetivo debe ser extraer tus propias conclusiones:
- A nivel técnico, haciendo pruebas con verifactu en su entorno de pruebas.
- A nivel de facturación, para que compruebes por ti mismo que todo sigue en realidad igual que con tu actual sistema en cuanto a efectos monetarios y relación tus clientes.
4ª FASE: octubre – noviembre de 2025.- Resolución de incidencias con tu proveedor de software.
5ª FASE: diciembre de 2025.- Pre implantación del sistema en tu empresa.
Con este calendario, tratamos de ayudarte para que el 1 de enero de 2026 puedas operar con toda garantía con el nuevo sistema de facturación electrónica.
Este Despacho a día de hoy está estudiando la posibilidad de ofrecer a nuestros clientes que acrezcan de infraestructura administrativa adecuada, un servicio adicional de externalización de la facturación.
